Главная » Программы » Как правильно написать отказ от сотрудничества. Как вежливо отказаться от приглашения. Пример делового письма отказа от участии в мероприятии

Как правильно написать отказ от сотрудничества. Как вежливо отказаться от приглашения. Пример делового письма отказа от участии в мероприятии

Обсудим стратегии и тактики официально-деловой переписки, как выразить отказ в деловом письме. Варианты содержащих отказ писем на этапе обсуждения возможных форм и условий сотрудничества и заключения договора о сотрудничестве. Особое место на данном этапе делового взаимодействия занимает переписка по согласованию текста договора. Как корректно выразить отказ от принятия каких-либо замечаний, предложений, пожеланий второй стороны? Предлагаем примеры текстов писем-отказов.

Когда необходимо написать письмо-отказ

Переписка по согласованию текста договора – это всегда поиск компромисса по определенным вопросам. Достижение взаимопонимания между партнерами во многом зависит от четкого изложения их позиций, которое осуществляется на фоне уважительного отношения друг к другу.

И это, безусловно, должно находить адекватное ситуации профессионального общения отражение в содержании деловых писем, в их стилистическом оформлении.

В ходе деловой переписки по согласованию текста договора при решении спорных вопросов партнеры, отстаивая свою позицию, нередко должны выразить отказ от принятия каких-либо замечаний, предложений, пожеланий второй стороны. Но отказ в письмах данного типа является не самоцелью, а очередным шагом в процессе поиска согласованного решения по спорному вопросу.

Позиция по отстаиванию собственных интересов может быть достаточно жесткой, но стремление к поиску взаимоприемлемого решения и нормы делового этикета позволяют вербализовать отказ в таком стилистическом ключе, который обеспечит спокойное деловое обсуждение спорных вопросов.

Структура письма-отказа

Письма рассматриваемого типа обычно содержат следующие логико-смысловые блоки:

информирование о получении письма и (или) выражение благодарности за полученное письмо;
выражение благодарности за качественную (оперативную, тщательную) работу над текстом договора, за высказанные замечания и предложения;
принятие/непринятие отдельных замечаний и предложений;
аргументация непринятия отдельных замечаний и предложений;
формулирование собственного предложения по спорному вопросу;
изложение фактов, описание факторов, способствующих пониманию/принятию партнером позиции автора письма;
описание возможных последующих действий партнеров или/и автора письма в целях достижения консенсуса по спорному вопросу;
описание последующих действий автора письма в случае невозможности достижения компромисса;
выражение заинтересованности в сотрудничестве;
выражение надежды на достижение взаимопонимания, на успешное завершение подготовки текста договора и его подписание.

Примеры писем-отказов

Письмо-отказ № 1 (в ответ на полученный от партнеров типовой договор)

Коммерческому директору
ОАО "Электрокомплект"
М.И. Новикову

Уважаемый Михаил Иванович!

Нами внимательно изучен полученный от Вас текст типового договора на поставку комплектующих изделий для обеспечения сборочного производства ФГУП "Радуга"

К сожалению, по мнению наших специалистов, предлагаемый Вами текст договора ни по своей структуре, ни по содержанию основных статей не соответствует принятым на нашем предприятии стандартам сотрудничества по данному направлению. В тексте договора отсутствуют многие статьи, отражающие важные аспекты выполнения Сторонами своих обязательств: особенности транспортировки, приемка изделий на предприятии Поставщика, гарантийные обязательства, ответственность за несоблюдение графика поставок, условия командирования специалистов. В полном объеме не предусмотрены также технические приложения к договору. Все основные замечания изложены нами в приложении к настоящему письму.

В связи со сложившейся ситуацией руководством ФГУП "Радуга" принято решение подготовить свой вариант договора с Вашим предприятием, рассчитанный на 2 года сотрудничества и учитывающий все особенности процессов нашего делового взаимодействия.

Прошу Вас, уважаемый Михаил Иванович, рассмотреть наше предложение и сообщить решение по этому вопросу. В случае Вашего согласия наш вариант договора поставки будет направлен Вам для согласования в недельный срок. Приложение - на 3 листах в 1 экз.

С уважением и надеждой на успешную совместную работу,

Заместитель генерального директора
ФГУП "Радуга" И.П. Бережной

Письмо-отказ № 2 (в ответ на полученное от партнеров предложение по дополнительной статье договора)

Генеральному директору
ОАО "Прометей"
С.Ф. Дубровину

Уважаемый Степан Федорович!

Благодарю Вас за факс от 26.12.2010, в котором изложена Ваша позиция по проекту договора на поставку типографского оборудования. Усилия наших специалистов по согласованию основных статей договора позволили достичь значительного прогресса на пути к взаимовыгодному сотрудничеству.

В то же время хочу напомнить Вам, уважаемый Степан Федорович, что на переговорах, которые состоялись в ноябре 2010 года, представителями наших организаций были согласованы отпускные цены на продукцию ЗАО "Фортуна-М" с учетом транспортировки оборудования со склада нашего предприятия автотранспортом ОАО "Прометей". Предполагалось, что транспортировка груза и его страховка будут организованы, оформлены и оплачены Вашим предприятием самостоятельно.

В настоящее время Вами предложено включить в текст договора отдельную статью "Условия транспортировки", в которой Вы возлагаете обязанности по организации, оформлению и оплате железнодорожной транспортировки и страховки приобретаемого типографского оборудования на наше предприятие.

Мы согласны включить в текст договора указанную статью. Однако организация транспортировки груза железнодорожным транспортом и оформление транспортной страховки требуют дополнительных расходов, на которые мы, к сожалению, не можем пойти без увеличения ранее согласованной стоимости.

Прошу Вас, уважаемый Степан Федорович, еще раз проанализировать сложившуюся ситуацию. Для выработки окончательного решения по данному вопросу мы предлагаем провести рабочее совещание ответственных представителей наших предприятий. Место и дату его проведения мы можем определить с Вами в рабочем порядке.

С уважением и пожеланиями успехов в работе,

Генеральный директор
ЗАО "Фортуна-М"Ю.А. Карпов

Письмо-отказ № 3 (в ответ на полученное от партнеров предложение по платежной статье контракта)

Директору
ООО "Спецтранссервис"
Л.О. Малышеву

Уважаемый Леонид Олегович!

Нами получено Ваше электронное письмо от 27.12.2010 с информацией о согласовании всех основных статей договора № ТК-2/27 на транспортное обслуживание нашего предприятия. Мы благодарны Вам за оперативность в работе, за принятие во внимание наших пожеланий, а также за поиск компромисса в вопросе о размере аванса.

К сожалению, предлагаемый Вами новый вариант размера авансового платежа (25% от общей стоимости транспортных услуг) является для нас неприемлемым. Эта сумма представляется необоснованно завышенной. По нашему мнению, современная практика договорных отношений при предоставлении услуг подобного рода не оперирует авансовыми платежами свыше 15%.

В связи с этим, уважаемый Леонид Олегович, прошу Вас рассмотреть возможность снижения размера авансового платежа до 15%. Я полагаю, что объемы перевозок и длительность действия договора между нашими предприятиями являются весомым аргументом в принятии окончательного решения по этому вопросу.

Еще раз благодарю Вас за внимательное отношение к этому проекту и надеюсь на понимание.

С глубоким уважением,

Генеральный директор
ОАО "Медспецоборудование"В.К. Пантелеев

Письмо-отказ № 4 (в ответ на полученное от партнеров предложение по ценовой статье контракта)

Коммерческому директору
ОАО "Продпоставка"
Н.Н. Белякову

Уважаемый Николай Николаевич!

Мы чрезвычайно благодарны Вам и специалистам ОАО "Продпоставка" за тщательную проработку предложенного нами проекта договора на выполнение строительно-монтажных работ. Большая часть Ваших замечаний и предложений по тексту договора значительно улучшат его структуру и содержание.

В то же время мы не можем согласиться с предложенной Вами стоимостью выполнения работ. В связи с этим хотели бы отметить, что согласование ценовой статьи договора станет, вероятно, предметом специальных переговоров между нашими Сторонами. Мы не можем принять во внимание результаты Ваших маркетинговых исследований, на основании которых Вы предлагаете снизить стоимость строительно-монтажных работ на 15-20%. Пятнадцатилетний опыт работы АСК "Строймонтаж" на строительном рынке нашего и соседних регионов и наличие соответствующих конкурентных материалов позволяют нам не согласиться с предложенной Вами стоимостью выполнения работ.

Мы весьма заинтересованы во взаимовыгодном сотрудничестве с Вашим предприятием, поэтому предлагаем провести совещание представителей наших организаций для обсуждения ценовой статьи договора 12 января 2011 г. в 10-00 в офисе АСК "Строймонтаж".

Прошу Вас, уважаемый Николай Николаевич, рассмотреть наше предложение и сообщить нам о своем решении по данному вопросу.

С глубоким уважением,

Заместитель генерального директора по коммерческим вопросам
АСК "Строймонтаж"В.Ю. Алексеева

Письмо-отказ № 6 (в ответ на полученные от партнеров формулировки отдельных пунктов договора)

Генеральному директору
ООО "Партнер"
Б.Т. Никольскому

Уважаемый Борис Тимофеевич!

Специалисты ОАО "Стеклокерамика" внимательно ознакомились с предложениями ООО "Партнер" по компромиссным вариантам отдельных формулировок статей "Обязанности Комитента" и "Обязанности Комиссионера" (Приложение к Вашему исх. факсу от 21.12.2010 № П3-95).

Некоторые Ваши предложения (пункты 2, 3 и 5-7 упомянутого выше Приложения) представляются весьма конструктивными и принимаются нами в полном объеме.

Однако часть Ваших предложений не может быть принята нами и по-прежнему вызывает у нас ряд вопросов. Нам представляется, что в измененных формулировках пунктов не отражены наши замечания и пожелания. В связи с этим мы вновь обращаем Ваше внимание на пункты 1, 4 и 8 указанного Приложения и предлагаем еще раз их проанализировать.

В случае Вашего отказа от пересмотра указанных пунктов Приложения мы, к сожалению, вынуждены будем отказаться от сотрудничества с Вашей торговой компанией.

Мы надеемся, уважаемый Борис Тимофеевич, что наши временные разногласия будут успешно преодолены и мы достигнем полного взаимопонимания.

С уважением и пожеланием успехов в работе,

Генеральный директор
ОАО "Стеклокерамика"В.Ф. Дегтярев

В каждую активно работающую компанию регулярно приходят письма с различными предложениями. Это может быть предложение о сотрудничестве (коммерческое), об участии в каком-либо мероприятии (конференции, семинаре, праздновании) и т.д. Также в обращении между организациями распространены письма-запросы, претензии, напоминания и т.д. Таким образом, входящая корреспонденция предприятия может исчисляться десятками, а то и сотнями различных посланий, которые требуют ответа.

Как оформить отказ

Рассмотрение того или иного письма никоим образом не гарантирует того, что получивший его представитель организации в обязательном порядке ответит согласием на предложение, запрос или претензию, содержащуюся в нем. Напротив, во многих случаях работники компаний пишут отказы.

Но чтобы правильно отказать, нужны определенные навыки. Важно не обидеть отправителя письма негативным содержанием – это диктуют не только правила элементарной деловой вежливости, но и возможность того, что в дальнейшем он может стать заказчиков, клиентом или партнером.

Общие сведения о деловом письме

Вся официальная корреспонденция подчиняется определенным правилам составления. Прежде всего, необходимо помнить о том, что, несмотря на то, что содержание письма может быть абсолютно произвольным, его структура и состав должны соответствовать нормам, принятым в оформлении деловых бумаг, т.е. условно поделены на три части: начало (обращение и заголовок письма), основной раздел и заключение (подпись и дата).

Стиль письма должен быть сдержанным, лаконичным, без излишне «нагруженных» предложений, сложной специфической терминологии. Отказ следует делать максимально корректным, в нем недопустимы грубость, ненормативная лексика и прочие крайние проявления. При формировании письма нужно обязательно учитывать нормы русского языка в плане культуры речи, лексики, грамматики, орфографии и стилистики.

Отказ может быть немотивированным, но все же лучше, если в письме будет указана его причина.

В случае, если ответ подробный и обстоятельный, то следует поделить его на абзацы или пункты – так восприятие текста существенно облегчается.

При отказе не надо рубить сплеча и «сжигать мосты» желательно оставить пути к отступлению, то есть поблагодарить за оказанное внимание и выразить надежду на возможность дальнейшего сотрудничества. Для этого можно указать условия, которые получатель может выполнить для установления деловых отношений. Если есть возможность посоветовать предприятие, которое также согласилось бы на сотрудничество или иные предложения, высказанные в первоначальном послании, то пренебрегать ею не следует – это оставит хороший след в памяти адресата.

На имя кого писать

Отказ нужно писать строго на имя того человека, который подписался под изначальным письмом. В противном случае, отказ может не дойти до адресата или затеряться в потоке входящей корреспонденции. Однако, если под письмом-предложением подписи конкретного человека не было, то можно использовать нейтральную форму обращения (например, в виде простого приветствия «Добрый день»).

Бесплатная юридическая консультация:

Оформление письма-отказа

Письмо можно написать от руки (такой формат будет говорить об особом, теплом отношении к адресату) или напечатать на компьютере.

При этом допустимо использование простого листа бумаги или же бланка с фирменными реквизитами и логотипом компании.

Письмо-отказ формируется в единственном оригинальном экземпляре, обязательно датируется и нумеруется (в соответствии с документооборотом предприятия). При этом информацию о нем следует включить в журнал исходящей корреспонденции, отметив его дату, номер и кратко - содержание. В дальнейшем этот журнал может стать свидетельством создания и отправки послания.

Кто должен подписать

В идеале под письмом должен стоять автограф директора организации, но возможно это далеко не всегда (и практически совсем исключено на предприятиях с большой численностью работников и множеством структурных подразделений). Поэтому, подписать письмо об отказе может любой сотрудник компании, уполномоченный на создание подобного рода документации и наделенный правом подписи корреспонденции. Это может быть секретарь, юрист, начальник или специалист какого-либо отдела.

Как отправить письмо

Письмо можно отправить разными способами, при этом лучше всего выбрать тот, посредством которого дошло изначальное послание. Наиболее приемлема отправка через почту России, но в этом случае следует взять заказное с уведомлением о вручении, также можно применить передачу через представителя или курьера (такой метод гарантирует более быструю доставку). Допустимо и использование факса, электронных средств связи и даже социальных сетей или мессенджеров (но только при условии, что отправитель первоначального письма сам пользуется таким путем коммуникации).

Бесплатная юридическая консультация:

Письмо-отказ от сотрудничества

Если вам потребовалось сформировать письмо-отказ от сотрудничества, посмотрите его образец и комментарии к нему.

В начале письма напишите, для кого оно предназначено: укажите название организации, должность и ФИО ее представителя, на имя которого составляете ответ. Используйте вежливую форму обращения, поблагодарите за проявленного внимание к вашей компании и после этого переходите к сути послания.
Обязательно сошлитесь на то письмо, в ответ на которое вы пишете отказ, укажите обстоятельства, которыми вызвана отрицательная реакция. Если вашим оппонентом к его предложению были приложены какие-то дополнительные бумаги, обозначьте то, что вы с ними ознакомились.
При возможности, выскажите в письме выражение надежды на то, что сотрудничество все же состоится, не преминув внести условия, которые для этого должны быть выполнены.
В заключение подпишите письмо и датируйте.

Письмо-отказ от участия в мероприятии

При составлении письма-отказа от участия в мероприятии, воспользуйтесь вышеприведенными рекомендациями в отношении письма-отказа от сотрудничества. В письме все стандартно, но обязательно: информация об отправителе и адресате, затем - обращение, сам отказ с упоминанием поступившего предложения об участии в мероприятии и обязательно указание обстоятельств, послуживших поводом к отрицательному ответу, затем - подпись и дата.

Письмо-отказ от предложения о работе

Не только от предприятия может поступить письмо-отказ. В некоторых случаях его может выразить лицо, не имеющее к компании никакого отношения: например, соискатель на какую-либо должность. Если вы являетесь именно таким человеком, формируйте отказ также сообразно с правилами и нормами деловой документации. Используйте вежливое обращение, укажите наименование предложенной вам вакансии, а также причину, по которой вы от нее отказываетесь (не забывайте о том, что потенциальный работодатель может пересмотреть условия предлагаемой вам работы). В конце обязательно подпишитесь и поставьте дату.

Письмо отказ от предложения (образцы)

Уважаемый Альберт Семенович,

Бесплатная юридическая консультация:

Мы внимательно изучили концепцию предложенного Вами рекламного ролика. Ваша идея отличается профессионализмом и креативностью, однако она недостаточно точно отображает наше видение проекта. На данный момент мы приняли решение заключить договор с другим рекламным агентством.

Благодарим за предложение.

Уважаемый Альберт Васильевич,

Спасибо, что нашли время и приняли участие в анонсированном нами конкурсе. Идея и способы реализации Вашего проекта полностью устраивают руководство нашей компании, однако заявленная Вами цена является непосильной для нашего бюджета. Сейчас мы заключили договор с другой компанией, но, если в будущем году наше материальное положение улучшится, мы обязательно обратимся к Вам.

Уважаемый Альберт Семенович,

Бесплатная юридическая консультация:

Мы приняли свой вердикт в отношении Вашего участия в тендере на закупку медицинского оборудования. Ваше предложение заинтересовало руководство нашей компании, но, к сожалению, мы не можем выполнить некоторые поставленные Вами условия.

Сейчас нами заключен контракт с другой компанией, но мы обязательно проинформируем Вас о новых тендерах.

Уважаемый Альберт Семенович,

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Бесплатная юридическая консультация:

(Санкт-Петербург)

Письмо-отказ

К сожалению, иногда наступают моменты, когда нам приходится писать деловые письма с негативным оттенком. К таким письмам можно отнести и жалобы, и претензии, и героя этой статьи: письмо-отказ. Стремление сохранить лицо и соблюсти деловой имидж диктуют нам определённые правила написания подобных писем: в них важно не обидеть адресата и остаться с ним если не в дружеских, то хотя бы лояльных отношениях. Сегодня рассмотрим структуру писем-отказов и приведем примеры формулировок для текста.

Структура делового письма-отказа такая же, как и в любом другом деловом письме. Рекомендую вам прочитать и эту статью, потому что большинство реквизитов письма-отказа оформляется совершенно стандартно, и говорить о них здесь мы не будем, уделив основное внимание тексту.Отказ пишется на бланке организации, подписывается генеральным директором или уполномоченным должностным лицом, после чего регистрируется. Далее рассмотрим особенности оформления некоторых реквизитов и смысловых частей письма.

Письмо-отказ: как написать заголовок?

Или, как иногда говорят, тема письма. Здесь есть небольшая тонкость из области этикета: если покажете явный негатив и отрицание, «плюсов» в глазах вашего партнёра это вам не добавит. Тема вашего ответного письма не должна сообщать ваше решение отказать в чем бы то ни было. Лучше написать нейтрально: «Сотрудничество», «О гарантии», «О подписании договора» и.т.д.

Бесплатная юридическая консультация:

Поскольку письмо-отказ практически всегда является ответным, то можно сохранить ту тему, которая была заявлена в письме-запросе.

Текст

Текст письма начинается с обращения к адресату по имени и отчеству. Если известна только фамилия, то обращаемся по фамилии, но никаких инициалов уже не пишем, и не забываем, что в России общепринятое обращение на такой случай – «господин» или «госпожа».

Уважаемый Олег Олегович!

Уважаемый г-н Макаренко!

Уважаемая г-жа Митрофанова!

Бесплатная юридическая консультация:

Если сомневаемся даже в фамилии адресата, пишем просто «Уважаемые господа!»

В отличие от письма-предложения или жалобы, письмо-отказ пишется тольков ответ на чужое письмо или официальный запрос. Когда вы составляете текст такого письма, стоит учитывать, что оно обязательно должно содержать ссылку на запрос, которая ставится в начале текста или (что еще лучше и абсолютно правильно) выносится в специальный реквизит – в специальные отметки, расположенные под полями для номера письма и даты:

На _____________ от __________ - здесь и пишутся данные запроса.

Если на бланках вашей компании таких специальных полей не предусмотрено, с ссылки на письмо-запрос начнется первый абзац отказа:

В ответ на ваше письмо от 01.07.2015 №434 сообщаем, что…

Бесплатная юридическая консультация:

Прежде чем отказать, необходимо выразить сожаление по этому поводу. Можно заготовить несколько «шаблонных» фраз. Например:

К сожалению, мы вынуждены отказаться от вашего предложения в связи с…

Если в приложении к запросу были какие-либо документы, стоит показать в письме, что вы ознакомились с ними. Этопокажет что вы не отмахнулись от предложения, а внимательно его рассмотрели. В таком случае в письмо включаются фразы:

Мы внимательно ознакомились с вашим предложением…

Мы подробно изучили представленные вами документы…

Бесплатная юридическая консультация:

В случае написания отказа от коммерческого предложения, обязательно стоит поблагодарить за направленное предложение и за то, что вашу компанию рассматривали как возможного партнера. Это распространяется на всех. Даже если у вас крупная корпорация, имеющая множество филиалов по РФ и СНГ, а предложение пришло от начинающего ООО, не стоит забывать про деловой этикет. К тому же, кто знает, может быть, в будущем вам будет выгодно работать именно с этой компанией. То же самое касается и тех, кто присылает вам свои резюме: отказывать нужно корректно и с благодарностью за проявленное внимание.

Благодарим вас за предоставленные материалы и проявленный интерес к нашей компании. Внимательно рассмотрев возможные варианты сотрудничества мы, к сожалению, вынуждены отказаться.

К сожалению, в данный момент, мы вынуждены отказать вам в связи с проведением ежегодных профилактических работ.

К сожалению, в нашем автопарке не имеется транспортных средств необходимой грузоподъёмности, в связи с чем, мы вынуждены отказать вам в перевозке.

Бесплатная юридическая консультация:

Сожалеем, но в данный момент мы не можем предоставить вам необходимое оборудование в связи с тем, что оно находится в г. Курске и будет перевезено в Москву только в конце этого месяца.

Зачастую вы ничем не можете помочь вашему партнёру или клиенту, и тогда письмо можно стандартно закончить на указании причины отказа. Но вдруг вы действительно можете дать дельный совет, который поможет решить ситуацию? Если вы уверены, что вашему партнеру может пригодиться присланное коммерческое предложение, или знаете, какая из знакомых организаций действительно может пойти навстречу и оказать помощь, напишите об этом. Если у вас есть даже небольшой шанс разрешить ситуацию в положительном ключе, то это будет только в плюс к репутации вашей компании.

Следуя этим нехитрым правилам, вы сможете составить по-настоящему грамотное деловое письмо-отказ.

MS Office (17)
Вебинары (4)
Виды деловых писем (9)
Внутренние документы (13)
Вопрос-ответ (2)
Движение документов (12)
Новости партнеров (2)
Нормативные документы (13)
Общаемся на работе (20)
Отдел кадров (60)
Отправка документов (10)
Психология (6)
Реквизиты документов (19)
Совет карьеристу (1)
Создаем документы (46)
Учет документов (12)
Хранение документов (39)
Этикет (2)

Евгения Кожанова к записи Номенклатура дел

Получать расписание вебинаров и информацию о скидках на e-mail

Проект «Отличный секретарь - Работаем с документами правильно!» не является юридической консультацией.

Письмо об отказе от услуг образец

Мы не можем пойти навстречу нашему адресату (возможно, адресату «неплохому», но не устраивающему нас по ряду объективных причин);

Нам неприятно отвечать отказом;

От участия в тендере

Как написать отказ от участия в тендере? Существуют специальные бланки, которые необходимо просто заполнить.

Можно также написать письмо-отказ в компанию, которая устраивает аукцион. Для этого вам понадобится:

условия данного мероприятия;

приглашение, которое вам прислали, или уведомление;

Как отказаться от тендераСвой отказ от принятия участия необходимо оформить на специальном бланке вашей фирмы. На этом бланке должны быть все реквизиты вашей организации.

В верхнем углу слева пишется наименование фирмы-заказчика. Необходимо обязательно написать адрес, по которому располагается данная фирма, ее номер телефона, если вы знаете имя организатора, то письмо с отказом можно адресовать непосредственно ему. Чаще всего этим человеком является директор организации или его заместитель.

В верхнем углу справа необходимо поставить штамп вашей организации. Но при его отсутствии можно написать все официальные данные компании. Также нужно указать номер телефона, по которому можно с вами связаться, и юридический адрес вашего предприятия;

Далее необходимо под данными получателя написать номер и дату полученного документа: это может быть приглашение или уведомление на участие. Необходимо написать его название. Также следует указать номер и дату письма-отказа. Все это необходимо сделать по правилам, которые существуют в делопроизводстве.

По центру письма вы пишете имя организатора, если вы его знаете, или полностью название фирмы, которая проводит мероприятие. Данный документ должен содержать:

дату, когда проводится тендер;

данные предпринимателя или наименование фирмы, которая проводит тендер;

В содержательной части письма необходимо четко написать причину, по которой вы не хотите принимать участие в данном мероприятии. Можно написать, что именно в этот раз вы не можете участвовать и бороться за победу, но в дальнейшем между фирмами возможно сотрудничество. Не забудьте указать должность и личные данные сотрудника, от чьего имени составляется данный документ.

Письмо просьба об оказании спонсорской помощи образец по ссылке.

От поставки товара

Уважаемый Иван Иванович,

Мы понимаем, что меняющаяся экономика заставляет многие компании предпринимать шаги, чтобы оставаться успешными в конкурентной борьбе. В течение нескольких прошедших месяцев мы заметили, что ваши цены продолжали рост. Я понимаю, вы делаете то, что будет лучше для вашей компании, но я больше не могу позволить себе ваши товары. В результате, мы решили заключить договор на поставку продукции с другой компанией.

Желаем Вам удачи в будущем. У Вас превосходная компания, и мы всегда были довольны вашей высококачественной продукцией.

От заключения договора

Уважаемый Альберт Семенович,

Cпасибо, что нашли время и подробно описали условия своего предложения. Руководство нашей компании признало его весьма интересным и рентабельным, однако на данный момент мы не нуждаемся в новых контрактах.

Поставки продукции

В связи с тем-то и тем-то, в соответствии с п. __ договора №__ от___, уведомляем Вас о том, что вышеуказанный договор прекращает свое действие с _____ числа ___года.

С нашей стороны, за исключением……, претензий нет.

Письмо о расторжении договора оказания услуг - образец

Письмо о расторжении договора оказания услуг - образец документа можно скачать, перейдя по приведенной в статье ссылке. Кроме того, в ней рассмотрены способы досрочного прекращения договорных отношений сторон.

Образец письма о расторжении договора оказания услуг.doc

Причины расторжения договора на оказание услуг

Необходимость прекратить отношения сторон в рамках договора оказания услуг (далее - ДОУ) раньше срока окончания его действия может быть вызвана различными обстоятельствами, в т. ч.:

несоблюдением условий ДОУ одной из сторон;
невозможностью выполнения своих обязательств поставщиком услуг;
и т. д.

В целом причины досрочного прекращения ДОУ можно охарактеризовать как факторы, мешающие хотя бы одной из сторон договора получать преимущества и блага, предусмотренные условиями ДОУ. Сюда же относится возможность расторгнуть ДОУ по причине существенного изменения обстоятельств (ст. 451 ч. 1 Гражданского кодекса РФ от 30.11.1994 № 51-ФЗ).

В самом ДОУ может быть установлен конкретный перечень оснований для прекращения договорных отношений между сторонами, так же как и сам регламент расторжения:

по соглашению сторон;
односторонний отказ (ст. 782 ч. 2 Гражданского кодекса РФ от 26.01.1996 № 14-ФЗ);
по суду в одностороннем порядке.

Досрочное расторжение договора возмездного оказания услуг: соглашение сторон, одностороннее расторжение или отказ

Если речь идет именно о расторжении ДОУ, то стороны могут пойти по одному из 2 путей (ст. 450 ч. 1 ГК РФ):

подписать соглашение о расторжении договора оказания услуг, тем самым прекратив все взаимные обязательства;
обратиться в судебный орган за расторжением ДОУ в установленных законом случаях, если прийти к общему знаменателю по рассматриваемому вопросу не удалось.

Процедура одностороннего отказа от договора отличается от расторжения ДОУ в одностороннем порядке тем, что в первом случае не требуется обращение в суд. Достаточно надлежащим образом известить другую сторону (ст. 450.1 ч. 1 ГК РФ).

Формулировка условия о возможности осуществить расторжение договора оказания услуг в одностороннем порядке посредством уведомления другой стороны часто ошибочно употребляется в ДОУ вместо условия о возможности одностороннего отказа от ДОУ.

Если использовать буквальное толкование, то в данном случае договор допускает обращение одной из сторон в суд за расторжением договора. Однако в судебной практике имеются примеры, когда суд признал договоренность сторон об одностороннем расторжении направленной на согласование одностороннего отказа от обязательства (см. постановление президиума ВАС РФ от 16.02.2010 № 13057/09).

Заявление на расторжение договора оказания услуг (образец)

Заявление на расторжение ДОУ подается потребителем поставщику таких услуг. Унифицированной формы документа законодательство не предлагает, поэтому он может быть составлен либо в произвольной форме, либо на бланке, разработанном организацией, оказывающей услуги.

Обычно заявление о расторжении ДОУ используется в случаях, когда односторонний отказ от договора содержится в условиях соответствующего соглашения, и посредством представления такого заявления потребитель услуг уведомляет поставщика о желании прекратить взаимодействие в рамках такого договора.

Претензия и уведомление о расторжении договора оказания услуг (образец уведомления о расторжении договора оказания юридических услуг)

Потребитель услуг, желающий в одностороннем порядке отказаться или по собственной инициативе расторгнуть ДОУ, должен направить другой стороне соответствующее уведомление. В 1-м случае отправка уведомления сама по себе повлечет прекращение договорных отношений (п. 1 ст. 450.1 ГК РФ). Во 2-м - уведомление о расторжении договора оказания услуг в обязательном порядке должно предшествовать обращению заинтересованной стороны в суд (п. 2 ст. 452 ГК РФ). Зачастую такое уведомление называют также претензией, т. к. в него должна быть включена ссылка на нарушенное существенным образом условие ДОУ.

Письмо на расторжение договора на оказание услуг(уведомление) может быть составлено в произвольной форме. С примером такого документа можно ознакомиться по ссылке:

Итак, если необходимо предусмотреть в ДОУ возможность прекращения договорных отношений по инициативе одной из сторон и без участия суда, то в договоре рекомендуется использовать формулировку «односторонний отказ от исполнения договора».

Письмо о расторжении ДОУ составляется в свободной форме с указанием всех значимых реквизитов.

Как грамотно написать письмо отказ

КАК ГРАМОТНО НАПИСАТЬ ПИСЬМО ОТКАЗ

Сегодня речь пойдет о не очень приятной, но достаточно часто встречающейся ситуации – письмо-отказ. Отказ возникает в самых разнообразных деловых ситуациях: отказ в продолжении/возобновлении сотрудничества, отказ в выполнении требований, отказ в приеме на работу и т.д.

При всей разности деловых ситуаций написание письма-отказа связано с одинаковыми трудностями, когда:

мы не можем пойти навстречу нашему адресату (возможно, адресату «неплохому», но не устраивающему нас по ряду объективных причин);
нам неприятно отвечать отказом;
нам (лично или компании) важно сохранить благо расположение и лояльность адресата.

Недавно я проводила тренинг по деловому письму для крупной производственной компании. Участниками тренинга были руководители подразделений, обеспечивающих эффективную работу службы закупок. По роду деятельности им достаточно часто приходится писать письма-отказы. Например, компания объявила конкурс (тендер) на выбор поставщика услуг или сырья, или производственных материалов. В ее адрес пришли заявки от потенциальных участников. Тендерный комитет выбрал одну или несколько компаний для сотрудничества. Часть компаний оказались не выбранными. И в этой ситуации нужно написать письмо-отказ. Казалось бы, что здесь сложного? Бери и пиши: «В результате рассмотрения Вашей заявки принято решение отказать вам в сотрудничестве».

И вот тут-то и появляется трудность: если представить себя на месте адресата, получающего такое письмо, то для большинства людей такая формулировка звучит как-то не совсем хорошо и даже обидно, хотя по факту никаких плохих слов здесь нет. Но есть негативные эмоции, есть чувство обиды от того, что предложение не оценили, не выбрали, что предпочтение отдали другому. А авторы письма имеют опасность впредь не получить отклика на свои предложения.

Как избежать такого эффекта? Как отказать так, чтобы не обидеть, не поставить крест на возможности будущего сотрудничества?

1. Для того чтобы грамотно и эффективно писать письма-отказы, необходимо иметь спокойную внутреннюю деловую установку. Участникам моего тренинга я ее озвучиваю так: «Вы работаете в бизнесе. Бизнес – это сфера взаимодействия, где каждая из сторон преследует свои цели. Цели сторон не всегда совпадают. Важно придерживаться взаимного уважения и понимания того, что каждый имеет право на свои интересы. Вы представляете деловые интересы своей компании. Случай отказа – это абсолютно нормальный для любого бизнеса случай. Более того, это рабочая практика, с которой нужно научиться грамотно работать. Научиться грамотно отказывать – это значит научиться делать это максимально корректно».

2. Для того чтобы отказ прозвучал для адресата максимально корректно, важно, чтобы письмо содержало следующие важные компоненты:

1) письмо-отказ должно быть персонально адресованным (персональное обращение):

«Здравствуйте, уважаемый Иван Иванович!»

«Уважаемая Наталья Константиновна!»

2) письмо-отказ должно содержать благодарность за отклик на наше предложение:

«Благодарим за возможность, которую Вы изыскали, предоставив нам Ваше деловое предложение!»

«Спасибо, что откликнулись на наше предложение»

«Спасибо за присланное в наш адрес резюме».

3. Письмо-отказ должно содержать информацию, указывающую на то, что предложение адресата/коммерческое предложение/резюме было внимательно изучено (в письме-отказе должны звучать узнаваемые адресатом факты и слова).

«Мы рассмотрели проект Вашей компании по организации … для нашей компании».

«Мы внимательно изучили Ваш проект по …»

«Мы внимательно изучили информацию о Вашем профессиональном опыте и знаниях».

4. Письмо-отказ должно содержать позитивные оценки в адрес адресата (его предложения, продукция, опыт или др.) любые варианты похвалы/комплимента по поводу предложения, с которым адресат к нам обратился:

«Предложенная Вами схема была очень интересна для нас …»

«Ваше инженерное решение достойно уважения и высоко оценено нашими специалистами»

«Ваш опыт заслуживает внимания и уважения …».

5. Письмо отказ должно содержать четкую формулировку отказа + четкое объяснение причин, по которым принято решение отказать:

«Несмотря на технически грамотный проект, мы вынуждены пока отказаться от Ваших услуг. Поскольку затраты, которые будет вынуждена нести наша компания, как в период окупаемости проекта, так и после, превосходят наши текущие затраты»

«При этом мы приняли решение о невозможности в данный момент принять Ваше предложение. Это связано с тем, что …»

«К сожалению, в данный момент позитивное решение принято нами в пользу другого кандидата, чей профессиональный опыт более соответствует объему и сложности решаемых в данной должности задач».

6. В письме должно быть упомянуто предложение (или просто упоминание) возможных альтернатив:

«Мы надеемся, что в дальнейшем мы сможем вернуться к этому проекту и продолжить сотрудничество»

«Уверены в возможности сотрудничества при реализации будущих проектов»

«Мы готовы рассматривать Вашу кандидатуру при открытии новых вакансий».

А теперь посмотрите, как в целом звучит письмо-отказ с использованием перечисленных выше компонентов:

Комплимент по поводу предложения.

Четкое объяснение причин, по которым принято решение ответить отказом. Поэтому, несмотря на технически грамотный проект, мы вынуждены пока отказаться от Ваших услуг.Комплимент по поводу предложения.

Внятная формулировка отказа. Надеемся, что в дальнейшем мы сможем вернуться к этому проекту и продолжить сотрудничество.Упоминание о возможных альтернативах.

С уважением, Сергей Иванов

Начальник отдела закупок непроизводственных материалов

Уверена, что письма-отказы, написанные в соответствии с предложенной структурой, имеют все шансы характеризовать автора такого письма (компанию) как грамотного, корректного, цивилизованного делового собеседника. А инструменты, о которых шла речь в статье, способны сделать написание грамотных писем-отказов пусть непростой, но не столь сложной и эмоционально-затратной работой.

директор по развитию тренинговой компании

Обратите внимание на тренинг по Деловой e-mail переписке, который проводит Тамара Воротынцева. Вот, что сама Тамара говорит о тренинге.

Умение сформулировать грамотный и корректный отказ - один из важнейших навыков в области деловой переписки. Подача и содержание такого письма формируют репутацию компании в бизнес-среде. При этом с необходимостью составить ответ на многочисленные коммерческие предложения, отклики соискателей на вакантные должности, запросы и приглашения регулярно сталкивается практически любая крупная организация. Деловых ситуаций множество, поэтому часто возникает вопрос, как отказаться от дальнейшего сотрудничества с подрядчиком, участия в тендере или мероприятии, дополнительных услуг и т. д.

Возможные затруднения при написании отказа и их преодоление

При составлении отказа часто возникают сложности, которые могут быть связаны со следующими нюансами:

необходимостью сохранить лояльность адресата, так как с ним планируется взаимодействовать в дальнейшем как с партнером или клиентом;
важностью избежать обид, связанных с негативным содержанием письма;
невозможностью пойти навстречу адресату в силу объективных причин;
психологическими трудностями (автору неприятно отказаться в принципе).

Чтобы преодолеть возникшие сложности, нужно понимать, что отказ - нормальная рабочая практика и рядовой случай для любого бизнеса. Разумеется, невозможно откликнуться на все коммерческие предложения и принять все приглашения. Главное - максимально корректно отказаться, и в решении этой задачи могут помочь навыки деловой переписки.

Структура и примерное содержание письма-отказа

Взяв любой образец отказного письма, Вы увидите, что при всей разнице в содержании его структура остается примерно одинаковой. Она включает 3 основные части:

начало (заголовок и обращение);
основной (информативный) раздел;
заключение (дата и подпись).

Это универсальная структура, которая используется при оформлении деловой корреспонденции. Важно учесть, что, если в основном разделе Вы планируете подробно и обстоятельно ответить адресату, данный блок следует поделить на пункты или абзацы. Это значительно облегчит восприятие текста.

Рассмотрим важные компоненты, благодаря которым написанный Вами отказ будет корректным, грамотным, вежливым и обоснованным.

Личное обращение. Письмо обязательно должно начинаться с персонального обращения к получателю. В стандартных образцах деловой переписки рекомендуется использовать имя и отчество:

«Здравствуйте, уважаемый Петр Петрович!»,

«Уважаемая Ирина Ивановна!».

Однако если Вы отвечаете на письмо без подписи конкретного человека, допускается использовать нейтральную форму приветствия: «Добрый день!», «Здравствуйте!» .

Выражение благодарности. Важно поблагодарить адресата за проявленный интерес к компании. В образцах и примерах писем-отказов можно встретить такие формулировки:

«Спасибо, что откликнулись на нашу вакансию»;

«Благодарим за предоставленную информацию об условиях сотрудничества»;

«Спасибо за предложение поучаствовать в мероприятии».

Данные о рассмотрении запроса адресата. Письмо - отказ от сотрудничества должно указывать на то, что Вы внимательно ознакомились с предоставленной ранее информацией и приняли взвешенное решение. Можно сослаться на письмо, ответ на которое Вы пишите, или упомянуть о рассмотрении сопроводительных документов, приложенных к корреспонденции. При этом будет нелишним сделать комплимент по поводу предложения, с которым к Вам обратились. В качестве примера можно использовать такие фразы:

«Мы рассмотрели Ваш проект и ознакомились с технической документацией…»;

«Мы внимательно изучили информацию о предлагаемых Вашей компанией услугах»;

«Ваш опыт заслуживает уважения»;

«Ваше портфолио включает много интересных кейсов»;

«Предложенный вариант сотрудничества нас заинтересовал».

Формулировка отказа. В письме должно быть четко сказано о том, что Вы отказываетесь от предложения, и названы причины такого решения. Важно избегать двусмысленных формулировок. В качестве образца отказа от коммерческого предложения можно использовать такие фразы:

«Вы предложили интересное решение, но на данном этапе возможности бюджета не позволяют нам реализовать такой проект»;

«Мы не можем продолжить сотрудничество с Вами, так как в настоящий момент…»;

«Мы вынуждены отказаться, поскольку…».

Указание на возможность дальнейшего сотрудничества . При отказе важно не разрывать полностью отношения с деловым партнером, возможным клиентом или соискателем на вакантную должность. В письме можно выразить надежду на дальнейшую успешную совместную работу. При этом оптимальный вариант - написать, при каких условиях Вы сможете взаимодействовать в будущем. Примеры таких формулировок:

«Мы обязательно рассмотрим Вашу кандидатуру при открытии вакансий»;

«Уверены, что мы сможем сотрудничать в дальнейшем при запуске новых проектов».

Подпись. Обычно под письмом - отказом от сотрудничества ставится подпись руководителя организации или конкретного структурного подразделения. В крупных компаниях такие полномочия могут делегироваться и некоторым рядовым сотрудникам, ведущим деловую переписку с партнерами по бизнесу, потенциальными клиентами и т. д.

Стиль письма-отказа

Такое письмо нужно написать в лаконичном и сдержанном деловом стиле. По возможности надо избегать перегруженных знаками препинания и сложных для восприятия предложений. Не рекомендуется использовать сложную профессиональную лексику. Исключением могут быть случаи, когда Вы с адресатом работаете в одной сфере и точно уверены, что получателю понятна терминология. Отказаться от чего бы то ни было, будь то приглашение к сотрудничеству или на мероприятие, необходимо максимально корректно. Недопустимы разговорные и грубые слова, даже если Вы крайне негативно настроены по отношению к адресату или совсем не интересуетесь предлагаемыми услугами. Важно написать письмо грамотно: обязательно учитывать нормы русского языка в плане грамматики, стилистики, орфографии. Помните, что культура письменной речи влияет на общее впечатление, которое адресат составит о Вашей компании.

Оформление письма-отказа

На бумаге. Письмо можно распечатать на простом листе бумаге или на фирменном бланке с логотипом и реквизитами организации. Отказ пишется в единственном экземпляре, обязательно датируется, при необходимости нумеруется. В некоторых компаниях информация о нем фиксируется в журнале исходящей корреспонденции. В таком случае помимо даты и номера кратко указывается также содержание письма.

В электронном виде. При отправке письма по электронной почте важно правильно сформулировать заголовок. Если Вы уверены, что ответ прочтут, и хотите сохранить в дальнейшем деловые отношения с адресатом, постарайтесь не употреблять негативные формулировки. Не стоит писать в теме письма слово «отказ». Используйте более нейтральные формулировки:

«Об участии в мероприятии»;

«О приглашении на семинар»;

«Решение по Вашему резюме».

Отказ от заключения договора

Отказ от заключения договора является правом, отражающим принцип свободы договора (ч. 1 ст. 421 Гражданского кодекса РФ). Отказаться от сотрудничества субъект вправе как на стадии переговоров (ч. 1 ст. 439.1 ГК РФ), так и в ходе договорного процесса (на стадии ответа на оферту и т. п.).

Законодательство содержит ограниченный перечень ситуаций, когда отказаться от заключения договора нельзя:

при заключении договора с победителем торгов (ч. 1 ст. 447 ГК РФ);
при заключении публичного договора (ст. 426 ГК РФ);
если был подписан предварительный договор (ст. 429 ГК РФ);
после направления безотзывной оферты, в том числе по правилам для опциона в рамках ст. 429.2 ГК РФ;
в некоторых других оговоренных законом ситуациях.

В большинстве случаев субъекту, не желающему заключать договор, достаточно просто промолчать в ответ на оферту.

Однако иногда закон прямо требует выразить свою позицию в виде документа. Например, когда:

у лица, обязанного заключать публичный договор, появились основания для отказа контрагенту-потребителю;
сторона в ходе договорного процесса отказывается от подписания договора поставки (ч. 2 ст. 507 ГК РФ) или государственного/муниципального контракта (ч. 2 ст. 528 ГК РФ).

Письмо-отказ от заключения договора

Четко регламентированной на законодательном уровне формы письма с отказом от подписания договора нет. Составляется это письмо на фирменном бланке предприятия и заверяется подписью руководителя или иного уполномоченного на то лица. Однако рекомендуется включить в него следующие сведения:

Наименование адресата, а именно:

для юридических лиц — наименование, адрес, контактные данные;
для физических лиц — Ф. И. О., адрес, контактный телефон при наличии.

Исходящий номер документа, а также дату его регистрации в журнале исходящей корреспонденции.
Название документа, а именно: «Уведомление об отказе от заключения договора».
Далее по тексту необходимо изложить:

первоначальные условия, а также предложения, поступившие от адресата;
формулировку отказа с указанием четких причин, а также ссылки на нормативно-правовую базу, дозволяющую совершить отказ.

В случаях, когда письменный отказ обязателен, необходимо обратить внимание на его отправку контрагенту по правилам передачи юридически значимых сообщений.

Отказ в подписании контракта при поставке товаров для государственных и муниципальных нужд

Пп. 9, 10 ст. 31 закона «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» от 05.04.2013 № 44-ФЗ предоставляют заказчику в некоторых случаях возможность отказаться от заключения договора с победителем торгов.

Это случаи обнаружения заказчиком:

несоответствия участника закупки требованиям, предъявляемым к участникам торгов;
предоставления недостоверной информации в отношении соответствия победителя торгов указанным требованиям;
наличие обстоятельств, изложенных в п. 10 ст. 31 закона № 44-ФЗ (при закупке лекарственных средств).

Если таких обстоятельств не усматривается, отказ заказчика будет неправомерен.

Последствия произведенного действия регламентированы п. 11 той же статьи, по условиям которой заказчик не позднее 1 дня со дня обнаружения обстоятельств, послуживших основанием для отказа, размещает в сети интернет соответствующий протокол, который впоследствии в течение 2 дней надлежит отправить другой стороне.

Указанный протокол должен содержать сведения:

о времени и месте его оформления;
реквизитах исполнителя, от контракта с которым заказчик отказывается;
мотивированной причине отказа от заключения контракта.

Скачать образец протокола можно, пройдя по ссылке: Образец протокола об отказе в заключении договора .

Отказ же участника закупки повлечет неприятные для него последствия: обеспечительный платеж, внесенный при подаче заявки на торги, ему не вернут. Исключением являются торги в форме конкурса, проводимые в 2 этапа: после первого этапа участники могут отказаться от второго.

Когда правомерен отказ от подписания публичного договора

Сама сущность публичного договора — в необходимости заключить его с каждым обратившимся.

В то же время иногда закон разрешает обязанному лицу отказывать в заключении договора по причинам, не позволяющим оказать необходимую потребителю услугу (ч. 3 ст. 426 ГК РФ). Например, вследствие:

отсутствия технической возможности организовать железнодорожную перевозку (ст. 11 Устава железнодорожного транспорта РФ от 10.01.2003 № 18-ФЗ);
отсутствия технической возможности подключения к водопроводу и отказа муниципальных властей в расширении инвестиционной программы (ст. 18 закона «О водоснабжении и водоотведении» от 07.12.2011 № 416-ФЗ).

Отсутствие технической возможности — далеко не отговорка, т. к. профильное законодательство оперирует четкими критериями, что именно считается таковым.

Кроме того, разрешение на отказ дают особые исключительные нормы, сами по себе не регулирующие гражданские правоотношения, в которых обращается внимание на злоупотребления со стороны клиента. Например:

при наличии у банка подозрения, что потенциальный вкладчик открывает вклад для легализации преступных доходов (ч. 5.2 ст. 7 закона «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» от 07.08.2001 № 115-ФЗ);
нахождении посетителя заведения общественного питания в нетрезвом виде (внутренние правила организации общепита, пример применения которых можно увидеть в апелляционном определении Курганского областного суда от 14.08.2014 по делу № 33-2418/2014).

Скачать образец уведомления об отказе в заключении публичного договора можно, пройдя по ссылке: Уведомление об отказе в заключении договора .

Письмо с отказом от заключения договора направляется контрагенту в случае недостижения соглашения по условиям контракта. Обязанность направить такое письмо прямо предусмотрена законом, но не всегда, а для отдельных видов договоров. Особую важность приобретает формулировка отказа в случае, когда заключение договора для субъекта обязательно.

Письма-отказы - это неотъемлемая часть деловой переписки, хотя и не самая приятная. Тем не менее, так или иначе, но в деловой переписке мы постоянно встречаемся с ситуациями, когда необходимо сказать «нет». Причины отказа бывают различные: они могут быть как объективными, так и субъективными.

Сложности с подготовкой писем-отказов возникают когда:

нужно отказывать «интересному» адресату по ряду объективных причин;
неприятно отвечать отказом;
важно сохранить расположение и лояльность адресата.

Как же написать письмо-отказ вежливо и корректно, чтобы не мучали угрызения совести, а адресат не вычеркнул вас из своей памяти навсегда?

Во-первых, займите позицию, отказывая кому-то, что «нет» - это лишь часть конструктивного диалога деловых людей. Каждый участник этого диалога преследует свои цели и интересы, которые, по ряду причин, могут не всегда совпадать. Таким образом, отказ - это обычная практика делового мира, с которой нужно научиться работать грамотно.

Во-вторых, отказывайте грамотно. Грамотный отказ - это корректный отказ. Покажите, что Вы уважаете и с пониманием относитесь к позиции адресата, но, как говорится, своя рубаха ближе к телу.

В этой статье вы узнаете 9 секретов, как написать корректный отказ.

Итак, манера письма-отказа - уклончивая, чтобы не обидеть адресата. Сначала Вы аргументируете отказ, чтобы читающий понял ход Ваших мыслей, а в конце сообщаете о принятом решении.

Но давайте по порядку. Чтобы отказ для адресата звучал максимально корректно следует придерживаться такой схемы написания отказа:

1. Начните письмо с персонального обращения к адресату.

«Здравствуйте, уважаемый Иван Степанович!»

«Уважаемая Мария Сергеевна!»

2. Поблагодарите адресата за отклик на Ваше предложение:

«Мы признательны за возможность, которую Вы изыскали, предоставив нам деловое предложение!»

«Спасибо, что откликнулись на наше предложение»

«Благодарим за присланное в наш адрес резюме»

3. Задайте контекст. Это должен быть нейтральный комментарий, в котором следует проинформировать о теме письма. В этой части не должно быть и намека на окончательный ответ.

«Сообщаем Вам о решении экспертной комиссии по поводу Вашей заявки на предоставление гранта для организации центра удаленного Интернет-обучения…»

Благодарность и контекст письма можно объединить в один блок:

«Благодарим Вас за присланную заявку на предоставление гранта для организации центра удаленного Интернет-обучения и сообщаем о решении экспертной комиссии…»

4. Покажите адресату, что Вы прочли то, на что отказываете. В письме-отказе должны звучать узнаваемые адресатом факты и слова. Нет ничего обиднее, чем типовой отказ всем участникам рассылки. Многие прекращают откликаться на предложения, когда чувствуют, что их проект (резюме, предложение) даже не открывали. Даже если это рассылка, следите за словами, а то рискуете потерять потенциальных партнеров.

«Мы внимательно изучили информацию о Вашем профессиональном опыте и знаниях».

«Мы внимательно изучили Ваш проект по…».

«Комиссия внимательно изучила представленные Вами данные и результаты опросов».

5. Выразите понимание и сочувствие.

«Мы понимаем, как важно для Вас участие в данном проекте».

«Мы разделяем Вашу заинтересованность результатами…»

«Члены комиссии разделяют Вашу озабоченность тем, что…»

6. Сделайте комплимент адресату, отметьте достоинства предложения, что Вам понравилось - это позволит адресату сохранить лицо.

«Организация дистанционного обучения позволила бы заметно улучшить ситуацию».

«Увлеченность и быстрая обучаемость – очень ценные качества для сотрудника».

«Ваш опыт и знания заслуживают внимания».

7. А теперь самое время сказать «…, но…». Аргументируйте свой отказ, ссылаясь на объективные обстоятельства. Изложите причины в позитивной или нейтральной форме. Объяснение не должно выглядеть как извинение. Постарайтесь подобрать наиболее убедительные для получателя аргументы.

«Однако в настоящее время из-за отсутствия технической инфраструктуры доступ к Интернет в регионах имеют менее 1% жителей. В планы государственных структур входит статья для выделения средств на развитие инфраструктуры только в следующем году».

«Однако в данный момент нам требуется квалифицированный и опытный специалист по ремонту автомобилей данной марки. Расширение штата дирекция компании планирует только в следующем году».

8. Отказывайте красиво : «… ты для меня слишком хорош».

«В отсутствии технической возможности выхода в Интернет выделение гранта для организации дистанционного обучения представляется несколько преждевременным - запуск проекта без необходимой технической базы мог бы только дискредитировать хорошую идею »

«Открытие вакансии помощника нам видится на данный момент нецелесообразным из-за отсутствия квалифицированного мастера, который мог бы передавать знания коллегам».

Письмо-отказ должно содержать четкую формулировку отказа + четкое объяснение причин, по которым принято решение отказать:

9. Предложите альтернативу адресату. Отнеситесь к нему с пониманием. Оставьте адресату надежду на будущее сотрудничество, ведь он потенциально может представлять для Вас интерес в будущем.

«Мы сожалеем, что на данном этапе не смогли содействовать реализации Ваших планов в регионах. Возможно, в следующем году ситуация с обеспечением Интернет будет более благоприятна, и тогда эти планы будут реализованы, - предлагаем Вам направить их на рассмотрение в … .

«Мы готовы рассматривать Вашу кандидатуру при открытии новых вакансий».

«В случае если обстоятельства в ближайшее время изменятся, мы охотно вернемся к рассмотрению Вашей заявки».

Многие специалисты кадровой службы не отвечают на высланные резюме, ссылаясь на нехватку времени. Тем не менее, это не очень вежливо, ведь люди, отправившие резюме, ждут результатов, надеются и хотят знать о судьбе вакансии, которая им приглянулась. Как вариант, используют универсальное письмо-отказ.

Предлагаем рассмотреть универсальное письмо-отказ на резюме:

«Мы тщательно ознакомились с Вашим резюме, но вынуждены отказать. Ваша кандидатура не отвечает некоторым требованиям, которые предъявляются к претендентам на данную вакансию. Благодарим Вас за внимание к нашей компании и желаем удачи».

Предлагаем это же универсальное письмо трансформировать, используя 9 секретов:

«Добрый день, Сергей!

Благодарим за присланное резюме и сообщаем результаты конкурса на вакантную должность Х в ХХХ компании. Кадровая служба компании тщательно изучила Ваше резюме. Мы понимаем, как важно для Вас выиграть конкурс и получить эту вакансию. Действительно, Ваши опыт и знания заслуживают внимания. К сожалению, в данный момент позитивное решение принято в пользу другого кандидата, чей профессиональный опыт более соответствует объему и сложности решаемых в данной должности задач. Мы готовы рассматривать Вашу кандидатуру при открытии новых вакансий.

С уважением,…»

Письма-отказы, написанные с использованием предложенных девяти секретов, помогут автору (компании-отправителю) создать имидж грамотного, корректного, цивилизованного делового собеседника.